合肥工业大学党政公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为促进学校党政公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《教育部公文处理规定》(教办〔2013〕7号)，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 党政公文是学校依法履行职能、实施管理、处理公务活动的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家路线方针政策和上级机关重要指示，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的工具。
第三条 公文处理工作是指学校公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 各单位应高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，配备政治素质过硬、业务水平较高的专职人员负责公文处理工作。
第六条 学校党政办公室主管学校的公文处理工作，对学校各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第七条 为提高公文处理效率，除涉密公文、按内部文件管理的公文外，原则上学校公文的收文办理、发文办理均在学校办公自动化系统（以下简称OA系统）上进行。
第二章 公文种类
第八条 根据《党政机关公文处理工作条例》第八条规定，结合学校工作实际，学校适用的党政公文种类有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（三）通告。适用于公布学校有关方面应当遵守或者周知的事项。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。
（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。
（九）批复。适用于答复下级单位的请示事项。
（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。密级与保密期限并排，中间以三号字的实心五角星“★”隔开；一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
用3号仿宋GB2312字体编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空1字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字，编排在发文机关标志下空2行位置。“签发人”三字用3号仿宋GB2312字体，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成，公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。一般应当标明发文机关，为避免公文标题累赘，有发文机关标志的，也可不标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
标题一般用小二号方正小标宋简体，编排于红色分隔线下空2行位置，分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称长短适宜，间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形，不使用沙漏形和长方形。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。向上请示、报告公文，一般只写一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时报送其他单位，可用抄送形式。
主送机关用3号仿宋GB2312字体，居左顶格编排于标题下空1行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。有多个主送机关时，同级同类机关之间用顿号，同级不同类机关之间用逗号。其中“会议纪要”的主送机关列在公文末页下端、抄送机关之上。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋GB2312字体，编排于主送机关名称下1行，每个自然段左空2字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注,第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋GB2312字体；对印发转发类通知，通知正文用3号楷体，印发转发文件正文用3号仿宋GB2312字体。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空1行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）。附件名称后不加标点符号，附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。联合行文，主办单位排列在前，同级单位联合行文，按照党、政、群的顺序排列。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。成文日期在正文或附件说明末行下空2行，右空四字编排。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章，纪要也可不加盖印章。联合上报的公文，可由主办单位加盖印章；联合下发的公文，都应加盖印章。
单一机关行文时，在正文或附件说明下，根据印章大小约空3～4行，编排发文机关署名和成文日期。一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章上边缘距正文或附件说明末行1行之内。
联合行文时，根据印章大小和机关数量确定每排发文机关署名数量，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，在最后一个发文机关署名下1行编排成文日期，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文或附件说明1行之内。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。附注应当标注学校信息公开属性（如：“此件主动公开”“此件依申请公开”“此件不予公开”）、公文印发传达范围等需要说明的事项。如属请示件或工作需要，应当在该处注明联系人的姓名和电话。附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
在版记之前另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，其后不加冒号。附件标题居中编排在版心第二行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
用4号仿宋GB2312体，在印发机关和印发日期之上1行、左右各空1字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关之后标句号。对上级、平级、下级机关均用“抄送”。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
（十七）印发机关和印发日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
（十八）页码。公文页数顺序号。页码一般用阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线（即“— × —”）。
第十条 公文的版式参照《党政机关公文格式》国家标准执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第四章 行文规则
第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。没有实质工作指导和经验总结交流意义、可发可不发的公文一律不发。现行公文仍然适用的，不再重复发文。涉及同一事项的工作部署和要求的公文，尽量合并印发。可以通过校园网、官方微博、短信平台等新媒介发布相关信息的,不再印发公文。学校公文应当严格控制篇幅。
第十二条 学校公文应当根据行文目的、发文单位与主送单位关系正确选用公文文种。根据行文关系，学校公文主要分为上行文、下行文、平行文3种。
（一）向上级党政机关行文用上行文，多用报告、请示等文种。
（二）向学校各部门、单位行文用下行文，多用决定、意见、通知、通报、批复等文种。
学校制定的规范性文件，根据实际内容可分别冠以“规定”、“办法”、“细则”等名称，一般要用“通知”印发。
（三）向不相隶属的单位行文用平行文，多用函、意见等文种。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，属于职能部门职权范围内的事项，不得越过该职能部门直接向校领导请示。因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的职能部门，并在文中写明有关理由。
第十四条 各单位在行文时，如有涉及校内其他单位职权范围内事项时，应主动协商，取得一致意见并会签后由牵头部门行文；部门之间未协商一致的，不得行文，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请学校协调或裁定。擅自行文的，学校可责令纠正或者撤销。
第十五条 向校外机关行文，应当遵循以下规则：
（一）党政办公室可根据授权代表学校对外行文，未经批准其他单位不得以学校名义对外行文。
（二）报送校外的公文，由办文单位拟制文稿，单位领导审核，党政办公室核稿，分管校领导签发，最后由党政办公室印制，办文单位报送校外机关。
（三）对外行文原则上主送一个单位，根据需要同时抄送其他相关单位。
第十六条 校内各单位行文，应当遵循以下规则：
（一）党政办公室可根据授权以学校名义向校内各单位行文，未经批准其他单位不得以学校名义向校内各单位行文。
（二）以学校名义下发的公文，由办文单位拟制文稿，单位领导审核，党政办公室核稿，分管校领导签发，最后由党政办公室通过OA系统分发至各单位。
（三）校内各单位在各自职权范围内，可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项。校内各单位在各自职权范围内，可就日常具体工作安排等向相关单位发布通知。
第十七条 校内请示和报告，应当遵循以下规则：
（一）学校各单位不得以本单位名义越级向学校主管单位行文。
（二）“请示”应当一事一文，原则上只写一个主送单位，不得多头主送，如需同时送多个单位，应当用抄送形式。
（三）学校有关职能部门职权范围内的具体问题，应直接报送相关职能部门处理，不需向学校党委、行政请示。学校各职能部门对职权范围内的事情，要认真研究，尽职尽责地解决，不得推诿、拖延。对有关单位提出的具体问题，确需学校党委、行政解决的，相关职能部门要事先提出倾向性意见，以“请示”形式报送学校党委、行政，不得原文转报。
（四）不得在“报告”中夹带请示事项。
（五）校内请示（报告）处理应严格按照办文程序执行。除校领导直接交办的事项外，“请示（报告）”一般不直接送校领导个人。
第五章 公文拟制
第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十九条 公文起草应当做到：
（一）符合国家的法律法规、党的路线方针政策和学校有关规定，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
（五）公文涉及其他部门职权范围事项的，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。
（六）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（七）各单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
（八）涉密公文的拟制应按国家相关规定执行。
第二十条 公文文稿签发前，应当由党政办公室进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规、党的路线方针政策和学校有关规定；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关部门职权范围的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否符合规定。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回拟制单位并说明理由；符合发文条件但内容需进一步研究和修改的，党政办公室可直接修改或由拟制单位修改后重新报送。
第二十二条 有关综合性的、重大问题的以学校名义制发的下行文或以学校名义制发的上行文，由学校主要负责人签发；以学校名义向教育部有关司局及安徽省或其他部委相关业务主管部门报送的平行文，由分管校领导签发；以学校名义制发的其他下行文，由分管校领导签发。联合行文由主办单位先签署意见，协办单位依次会签。
第六章 公文办理
第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十四条 收文办理由党政办公室负责，主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
（二）登记。对收到的公文分类登记，详细记载公文的主要信息和办理情况。
（三）拟办。党政办公室对来文签收、登记或接收、下载后，非涉密公文要及时上传至学校OA系统，发送至党政办公室负责人，并由其提出办理意见，其中对属于要求职能部门解决具体问题的来文，按照部门职责范围，可直接转有关职能部门。对属于需要校领导批办或阅知的来文，转有关校领导批阅。对紧急、重要公文应提出办理时限，对需要几个部门承办的来文，须注明牵头承办单位。涉密公文按照保密规定办理。
（四）批办。对来文提出拟办意见后，其中需送学校领导批办或阅知的公文，党政办公室要及时报送有关校领导批阅，经批办过的公文，要按学校领导的批办要求及时分送有关部门办理。
（五）承办。有关部门接到交办的公文后，应抓紧办理并贯彻急事急办、特事特办的原则。紧急公文不得延误、推逶。
（六）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（七）催办。党政办公室相关人员应随时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。
（八）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十五条 发文办理主要程序是：
（一）复核。已经校领导签批的公文，由党政办公室对公文的内容、文种、格式、发文字号等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）分发。校对后的公文，按照分送范围进行分发。面向学校内部的发文，除涉密公文和特殊情况外，应当通过OA系统印发，不再印发纸质公文。通过OA系统发送的电子公文，与纸质公文具有同等效力。
（三）印制。根据公文报送和存档的有关要求，对已发出的电子公文，应及时印制纸质文件、盖章，确保质量和时效。公文应双面印刷，以学校名义制发的公文由党政办公室印制；以二级单位名义制发的公文由各单位自行印制。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）公开。根据学校信息公开有关规定，可以公开的公文，应及时在学校信息公开网上公开。
第二十六条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过密码电报、符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十七条 党政办公室等相关发文部门按档案管理要求整理（立卷）后，于次年集中向学校档案馆移交纸质公文。个人不得保存应当归档的公文。
第七章 公文管理
第二十八条 学校各单位应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十九条 党政办公室负责校外来文和学校党政公文的管理，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施、设备。各二级单位要安排专人负责公文管理。
第三十条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或解除的，由原确定密级的机关或上级机关决定。
学校建立健全公文类信息发布保密审查机制，明确审查的程序和责任。在公开公文类信息前，应当依照《中华人民共和国保守国家秘密法》以及其他法律、法规和国家有关规定对拟公开的信息进行审查。
第三十一条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。
第三十二条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当严格履行审批手续。绝密级公文不得复制、汇编。复制、汇编的涉密公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十三条 公文的撤销和废止，由学校、上级机关或权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十四条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退、销毁或者存档。
第三十五条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十六条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文整理后按照有关规定移交学校档案馆。工作人员调离岗位时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十七条 新设立的二级单位应当向党政办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。
第八章 电子公文
第三十八条 电子公文是指通过OA系统处理后形成的，依赖于计算机系统阅读、处理，并可通过网络传输的具有法定效力和规范格式的公务文书。
第三十九条 各教职员工均在系统中分配唯一用户名。新入职人员的权限在办理入职后统一分配，调岗人员及调离学校人员权限在人事处办理相关手续后调整。调岗后的人员权限修改由相关单位提出申请，经党政办公室审核后办理。
第四十条 系统中用户拥有的公文处理权限由党政办公室根据各用户的岗位职责分配，并根据岗位的调整作相应调整。各单位用户如发现自己的公文处理权限存在问题的，应立即与党政办公室联系，以便及时调整。
第四十一条 电子公文经审核、签发后在OA系统进行分发，一般不再另发纸质文件。
第四十二条 各单位OA秘书应及时登陆访问OA系统，处理接收到的电子公文并提醒领导阅办。
第四十三条 学校电子化办公形成的所有电子公文由档案馆统一归档管理。以学校及各处级单位名义制发的所有电子公文，必须同时分发至档案馆。档案馆对归档的电子公文按照档案管理的有关规定进行文件管理和查询利用等工作。
第四十四条 信息化建设与发展中心应加强服务器管理，做好防护，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。
第九章 附 则
第四十五条 本办法由党政办公室负责解释，自发布之日起实施，原《合肥工业大学行政公文处理办法》（合工大政发〔2003〕13号）同时废止。
